Ab ins Homeoffice
Besonders in den letzten Tagen hat uns das Coronavirus dazu gezwungen, den eigenen Arbeitsplatz nach Hause zu verlegen. Denn nur so schaffen wir es, unsere sozialen Kontakte auf ein Minimum zu reduzieren und die Verbreitung des COVID-19 einzudämmen. Während bereits viele Unternehmen das Thema Teleworking ausgesprochen professionell angehen und schon länger praktizieren, ist die Heimarbeit nicht überall gut organisiert. Deshalb verraten wir dir sieben nützliche Tools, welche die lückenlose Kommunikation untereinander beziehungsweise die Zusammenarbeit mit deinen Kolleginnen und Kollegen erleichtert.
- Slack
Slack ist ein praktisches Chat-Programm für das Büro. Bereits viele Unternehmen nutzen das amerikanische Kommunikations-Tool, mit welchem sich die Mitarbeiter austauschen können. Slack ist vor allem deswegen beliebt, weil es sicher und in der Basis-Version sogar kostenlos ist. Man kann geschlossene Chat-Räume einrichten, zu denen nur eingeladene Teilnehmer einen Zugang haben. Das ermöglicht dir, das Programm firmenintern, aber auch zur Kommunikation mit deinen Kunden zu nutzen. Mit Slack kannst du Dateien versenden, Chatten und Videotelefonieren. - Microsoft Teams
Microsoft Teams ist vergleichbar mit WhatsApp und Slack. Dabei handelt es sich um einen Instant Messenger aus dem Hause – na hättest du es erraten – des Windows-Machers. Die wichtigsten Eigenschaften von Microsoft Teams im Überblick: Du kannst dich kostenlos registrieren und das Tool erlaubt dir, die direkte Integration der Microsoft Office Produkte – also Word, PowerPoint und Co sowie Microsoft Kalender – und beinhaltet eine Video-Anruf-Funktion. - Google Hangouts
Der Videokonferenz- und Instant-Messaging-Dienst Google Hangouts gibt es als App und auch als Online-Dienst bei Google+, Google Mail und im Chrome Browser. Allerdings ist Google Hangouts nur in Verbindung mit einem Google Plus Konto nutzbar. Doch was sind die Besonderheiten des online Dienstes: Du hast die Möglichkeit mit bis zu zehn Personen gleichzeitig Videochats abzuhalten, Nachrichten zu versenden auch wenn der Gesprächspartner offline ist und Videokonferenzen live aufzuzeichnen. - Zoom
Zoom ist ein sogenannter Remote-Konferenzdienst mit Sitz in Kalifornien, der Videokonferenzen, Online-Besprechungen, Chat und mobile Zusammenarbeit kombiniert. Zu Beginn bot Zoom die Möglichkeit an, Konferenzen mit bis zu 15 Videoteilnehmern abzuhalten. Inzwischen hat das Unternehmen sein Angebot um Meetings mit bis zu 1000 Videoteilnehmern für Geschäftskunden erweitert. Ein weiterer Vorteil von Zoom: Die Konferenz-Teilnehmer können selbst aufnehmen, so kann jeder das Video im Nachhinein anschauen und bei Bedarf seine Notizen ergänzen. Der Nachteil: Zoom ist kostenpflichtig. - Trello
Mit dem kostenlosen Tool Trello kannst du deinen Arbeitsalltag planen und verwalten. Wie funktioniert das? Ganz einfach: Bei Trello gibt es Boards, Lists und Cards. Ein Board kannst du dir als Aktenordner zu einem Thema vorstellen. Eine Liste ist dann wie ein bestimmter Sachverhalt in diesem Aktenordner und eine Karte repräsentiert eine einzelne Aufgabe. Trello wird besonders im agilen Projektmanagement gerne verwendet, weil du damit die Teamkommunikation, Integrationsprozesse, Kundensupport und wöchentliche To-Dos verwalten kannst. - Google Drive & Google Docs
Der größte Pluspunkt vorneweg: Google Docs ermöglicht allen Mitarbeitern gleichzeitig Zugriff, das heißt du kannst an einem Dokument parallel mit anderen arbeiten. Bei Google Drive handelt es sich um einen Cloud-Speicher-Service für deine Daten – ähnlich wie Dropbox. Du kannst sämtliche Dateiformate speichern und hast bist zu 15 Gigabit kostenlosen Speicherplatz. Nicht nur, dass du deine Unterlagen auf Google Drive teilen oder Google Docs-Dokumente gleichzeitig mit anderen Nutzern verwenden kannst, du hast auch von überall auf deine Dateien Zugriff. - Skype
Wer kennt es nicht, den kostenlosen Instant-Messaging-Dienst der 2003 eingeführt wurde? Mit Skype kannst du über das Internet telefonieren – mit und ohne Kamera – und chatten. Doch das Tool kann inzwischen schon viel mehr: Der Skype Translator übersetzt Gespräche in Echtzeit und zwar in den Sprachen Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch, Portugiesisch, Spanisch und Chinesisch. Die Übersetzung wird zudem als Untertitel im Live-Videobild eingeblendet. Textnachrichten kann das Tool sogar schon in über 40 Sprachen übersetzen. Cool, oder?
Spezial-Tools dürfen nicht fehlen!
Diese aufgeführten Tools helfen dir und deinem Team bei der Kommunikation untereinander und mit euren Kunden. Doch klar ist, dass ein Grafiker andere Tools (wie Photoshop und Co) braucht, als beispielsweise ein Programmierer. Diese dürften demnach im Homeoffice ebenfalls nicht fehlen.
Google & Microsoft helfen
Die Regierung hat am 15. März empfohlen, dass Unternehmen ihre Mitarbeiter – sofern möglich – ins Homeoffice schicken. Da nicht jedes Unternehmen die nötigen Tools zu Hand hat beziehungsweise nicht alle kostenlos sind, stellen Google und Microsoft kleineren Unternehmen für einen begrenzten Zeitraum einen Teil ihrer Businesssoftware kostenlos zur Verfügung. Danke dafür!
Im Notfall greift zum Smartphone!
Auch die gute alte, fast vergessene Funktion auf allen Handys kann nach wie vor perfekt verwendet werden: Das Telefonieren.